Alcatel OmniPCX Office
Alcatel 4008/4018/4019
Manuel utilisateur
Introduction
Comment utiliser ce guide
En choisissant un téléphone de la gamme 4008/4018/4019, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste 4008 (IP)/4018 (IP)/4019 (numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une
communication plus performante.
Décrocher.
Raccrocher.
Touche d’appel.
Touche spécifique du clavier numérique.
2
c
2ab
5jkl
3def
Clavier numérique.
Vue partielle de l’afficheur.
o
6mn
Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur.
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
Touche fixe.
Touche MENU.
Écoute amplifiée,
mains libres.
Touche d'accès à la messagerie.
Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas..
Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de
communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux
écrans de téléphonie.
De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
3
How
Sommaire
Toc
Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6
5.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
1.
Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
5.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.5 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . p. 19
5.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.9 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.10 Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.11 Annuler tous les renvois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.16 Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
1.1 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.2 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.3 Téléphoner en mode "Mains libres". . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . p. 7
1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.6 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.7 Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.8 Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.10 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.11 Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.4 Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.5 Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent. . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.6 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.7 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.9 Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.10 Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.11 Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
6.
7.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.2 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne
depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.3 Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.4 Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.7 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.8 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.13 Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
3.
4.
Conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.1 Initier une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.2 Se joindre à une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.3 Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.6 Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.8 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.11 Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.12 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.14 Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
8.
ACD : Poste agent; . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.1 Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.2 Ouvrir une session agent (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.3 Les quatre états d’exploitation du poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.4 Changer l'état d’exploitation du poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
5
Découvrir votre téléphone
Combiné téléphonique
„
Navigation
Clavier alphanumérique
Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone
de texte lors de la saisie de caractères.
Quisuis-je
Verrou
La page d’accueil se compose de :
•
•
•
Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...),
Date et heure,
Fonctions de programmation et de configuration du poste.
Réglages
Fonctions accessibles (poste au repos) :
Fonctions accessibles en cours de communication :
Mettre votre correspondant en attente
Connaître le numéro de votre téléphone.
Rappeler l'un des 10 derniers numéros.
Verrouiller / Déverrouiller votre poste.
Programmer un rappel de rendez-vous.
Quisuis-je
Listedebis
Verrou
Attente
(garde).
Émettre en fréquences vocales.
¤Fréqvocale
Versrepert
Transf.MV
enregistrer le numéro dans le répertoire
personnel.
Transférer un appel sur la boîte vocale d’un
correspondant absent.
Rendez-vous
Renvoi
Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, ren-
voi sur messagerie vocale, renvoi sur bip).
Configurer le poste (assistant personnel, affi-
Réglages
Annuaire
chage, sonnerie, messagerie vocale, ...).
Appeler votre correspondant par son nom.
.
D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système.
„
Touches audios
Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration.
OK
Touche Raccrocher :pour terminer un appel.
Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher (Al-
catel 4008/4018).
Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet
également de corriger la saisie d’un caractère.
•
•
Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court).
Clignotement en mode haut-parleur (appui long).
Touche Interphonie/Secret
•
En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous
entende plus.
•
Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels
„
Touches de fonction et touches programmables
sans avoir à décrocher (Alcatel 4008/4018).
Touche Information : permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la
configuration du poste.
Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie
Touches de fonction
Touche Répertoire : Touche répertoire pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long
ou double appui).
„
Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie
Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable
Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.
Le bloc de 6 touches est composé de :
Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message
texte.
Touche 'Bis' :
„
„
„
„
„
deux touches de ligne,
une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi',
une touche 'conférence',
une touche 'transfert',
une touche d’appel direct à programmer.
•
•
pour rappeler le dernier numéro émis (appui court),
rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
6
Téléphoner
1
Other
„
En cours de communication :
Etablir un appel
1.1
conv.
vous êtes en
appui court
o
o
o
n
n
n
m
m
m
communication
numéroter
directement
décrocher
nº de votre
correspondant
mains libres (Alcatel
4008/4018
nº de votre
correspondant
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre
l’appel.
uniquement)
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) -
Écoute amplifiée
conv.
1.4
touche d’appel
programmée
vous êtes en
communication
conv.
la touche Haut-Parleur clignote
Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro
de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique
public.
vous êtes en
communication
activer le haut-parleur
(appui long)
Pour le standard, composer le '9' (par défaut).
La touche s'éteint
régler le volume
(9 niveaux)
désactiver le haut-
parleur (appui long)
Recevoir un appel
1.2
un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant
allumé fixe) (Alcatel 4008/4018).
décrocher
mains libres
(Alcatel
4008/4018
uniquement)
appuyer sur la
touche de ligne
dont le voyant
associé est allumé
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
1.5
OK
Téléphoner en mode 'Mains libres' (Alcatel 4008/4018 uniquement)
1.3
appui long
ou double
appui
premières
lettres du nom
de votre
sélectionner le nom
dans la liste proposée
„
Poste au repos :
correspondant
La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui
sur la touche du clavier contenant cette lettre.
vous êtes en position
mains libres
appui court
7
Téléphoner
1
Appeler par le répertoire personnel
Rappeler
1.6
1.8
„
Rappeler le dernier numéro composé (bis) :
OK
o
n
m
rappel du dernier numéro
appui court
appuyer
directement sur la
touche
sélectionner le
correspondant à
appeler
lancer l’appel
touche
'Bis'(appui
court)
programmée (0 à 9)
Filtrage d’appel via la messagerie vocale (Alcatel 4008/4018
uniquement)
„
Rappeler l'un des 10 derniers numéros :
1.7
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez
entrer en communication avec elle.
Listedebis
OK
• Activer le filtrage :
touche 'Bis'
(appui long)
o
n
m
OK
touche programmée
'filtrage
messagerie vocale'
entrer votre mot
de passe
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le
filtrage
sélectionner le n°
parmi les 10 derniers
émis
lancer l’appel
• A la réception d’un appel :
vous entendez la personne
déposer son message
appel
Faire une demande de rappel sur poste occupé
1.9
nom ou nº de
l’appelant
votre correspondant est
occupé
¤Rappeler
OK
pour prendre l'appel
pour arrêter
l’écoute seulement
8
Téléphoner
1
Recevoir un appel interne en interphonie (Alcatel 4008/4018)
Vous isoler de votre correspondant (secret)
1.10
1.12
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté
en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
• Pour activer - Poste au repos :
conv.
La touche s'allume
la diode associée s’allume
vous êtes en
désactiver le micro
communication
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.
La touche s'éteint
reprendre la
conversation
• Pour désactiver - Poste au repos :
La diode associée s'éteint
Émettre en fréquences vocales
1.11
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur
vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.
conv.
¤Fréqvocale
OK
vous êtes en
activer 'FV'
communication
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.
9
En cours de communication
2
Other
Appeler un second correspondant en cours de communication
Recevoir un second appel en cours de communication
2.1
2.2
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
le premier correspondant est mis
conv.
o
n
m
en attente
conv.
appel
vous êtes en
communication
nº du second
correspondant
rappeler le
dernier numéro
composé.
vous êtes en
nom ou n° de l'appelant
le voyant
communication
pendant 3 secondes
lumineux clignote
(appui court)
„
Répondre à l’appel affiché :
• Autres méthodes pour appeler un second correspondant :
Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
le premier correspondant est mis
en attente
Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel) (appui long ou
double appui sur la touche répertoire)
touche d’appel
dont l’icône
clignote
Annuaire
OK
.Appeler votre correspondant par son nom.
• Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :
appui long ou
double appui
conv.
Touche d’appel programmée.
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
vous êtes en
communication
touche associée à
l'icône 'appel en
attente'
conv.
vous êtes en
communication
touche de ligne
dont le voyant
clignote
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
2.3
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre
premier correspondant.
votre premier correspondant est
mis en attente
le voyant
lumineux
clignote
10
En cours de communication
2
„
Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) :
Transférer un appel
2.4
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :
touche programmée
'conférence'
Raccrocher avec tous vos correspondants :
le premier correspondant est mis
en attente
conv.
o
„
„
n
m
vous êtes en
n° du 2ème
communication
poste
• Si le destinataire du transfert répond :
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
touche programmée
'transfert'
annuler la conférence
touche programmée
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant.
'transfert'
Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé
(dépend du pays concerné et de la programmation du système).
Mettre votre correspondant en attente (garde)
2.7
• Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même
poste.
Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent
2.5
votre correspondant est mis en
En cours de communication, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d’un autre correspondant.
conv.
Attente
OK
attente
vous êtes en
communication
conv.
Transf.MV
o
n
m
• Reprendre le correspondant en garde :
vous êtes en
nº du second
communication
correspondant
conv.
Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence)
2.6
touche de ligne
dont le voyant
clignote
„
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente
conv.
vous êtes en
touche programmée
communication
'conférence'
11
En cours de communication
2
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
Mémoriser un numéro
2.8
2.10
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel :
conv.
Parquercom.
OK
conv.
Versrepert
OK
OK
vous êtes en
communication
vous êtes en
communication
sélectionner la
touche à
programmer (0 à 9)
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
OK
affichage du numéro
OK
Intercepter
OK
Repriseparc
OK
o
n
m
saisir le nom de
votre
valider
valider
nº du poste à
l’origine du parcage
correspondant*
* saisir le nom de votre correspondant :
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30
par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
def
mno
comportent des lettres que vous pouvez afficher
jkl
par appuis successifs
Entrer en tiers dans une communication interne
2.9
Positionner le curseur dans le champ de saisie
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans
la conversation en cours :
Effacer le dernier caractère tapé
Saisir un chiffre (touches 0 à 9)
def
mno
#
jkl
touche programmée
'Entrée en tiers'
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
Régler le niveau sonore
2.11
o
n
m
En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné:
touche programmée
'protection d'une
communication'
entrer le numéro
conv.
vous êtes en
communication
régler le niveau sonore
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
12
Conférence 'Meet me'
3
Other
La fonction 'Meet me' permet d'établir une conférence avec un maximum de 6 personnes : le 'maître' de la conférence (qui a les
droits pour initier la conférence) et les participants (5 maximum) qui se joignent à la conférence.
Se joindre à une conférence 'Meet me'
3.2
Une fois établie par le maître de la conférence, les participants peuvent se joindre à la conférence 'Meet me' (5 participants au
maximum).
Initier une conférence 'Meet me'
3.1
Afin que les participants se joignent à la conférence, vous devez au préalable convenir avec eux d'une heure de rendez-vous pour
la conférence et leur transmettre le code d'accès.
o
o
n
n
m
m
Lorsque le système vous invite à entrer un code ou un mot de passe, vous avez droit à
3 essais avant que le système ne rejette votre demande.
décrocher(voir
Etablir un
appel)
entrer le code
d'adhésion à la
conférence 'Meet me'
depuis l'extérieur,
composer le numéro
d'appel d'adhésion à la
conférence 'Meet me'
o
n
no
no
m
m
m
Vous êtes en conférence
o
n
m
décrocher(voir
Etablir un
appel)
entrer le code
d'activation de la
conférence 'Meet me'
depuis l'extérieur,
composer le numéro
d'appel d'activation de la
conférence 'Meet me'
entrer votre
numéro de
téléphone (en
interne)
entrer le code
d'accès à la
conférence
„
„
Code d'activation : ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système.
la conférence est établie
o
o
n
n
m
m
Numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel permet aux participants de se joindre à une
conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système.
entrer votre
mot de passe
entrer le code d'accès
à la conférence
Un bip sonore retentit lorsqu'un participant se joint à la conférence. 2 bips sonores
retentissent lorsqu'un participant quitte la conférence.
„
„
Ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système.
Numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel est utilisé par le maître de conférence lorsqu'il
veut initier une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système.
Vous ne pouvez pas vous joindre à une conférencce si le nombre maximum de
participants est déjà atteint.
„
Mot de passe : le mot de passe par défaut ne peut être utilisé. Si nécessaire, se reporter au chapitre "Modifier votre mot de
passe".
Lorsque le maître de conférence raccroche, toutes les communications sont coupées.
Si la conférence n'est pas encore établie par le maître de conférence, vous êtes mis en
attente jusqu'à son établissement (5 minutes maximum).
Si vous ne pouvez pas joindre directement la conférence, vous devez passer par un
intermédiaire (correspondant interne ou un opérateur automatique) Ce dernier
compose le code d'adhésion à la conférence et transfert votre appel (dans les 10
secondes).
13
L’Esprit d’Entreprise
4
Other
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Intercepter un appel
4.1
4.4
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez
répondre à partir de votre poste.
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
supervisé”
même touche pour
annuler
touche programmée
'interception d'appel
de groupe'
Répondre à la sonnerie générale
4.2
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :
Intercepter
OK
Poste
OK
o
n
m
conv.
Intercepter
OK
AppelGénéral
OK
nº du poste qui
sonne
vous êtes en
communication
o
n
m
Filtrage patron/secrétaire
4.3
touche programmée
'interception
nº du poste qui
sonne
d'appel de poste'
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron
vers une ou plusieurs secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre
l’interception.
vos appels sont filtrés par la personne choisie
(secrétaire,…)
touche
programmée
“Filtrage”
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icône associée à la touche
programmée “filtrage”.
14
L’Esprit d’Entreprise
4
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif
(bip)
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
4.7
4.5
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :
votre poste sonnera en même
temps que le standard
libre
affichage de la recherche en cours
touche
programmée
“Aide
même touche
pour annuler
votre
correspondant ne
répond pas
touche programmée
'recherche de
personne'
opératrice”
• A chaque appel pour le standard :
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
un appel pour le standard sonne sur
votre poste
touche programmée
“Aide opératrice”
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
4.8
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
Groupement de postes
4.6
votre récepteur portatif
sonne
o
n
m
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.
touche programmée
'réponse à la
recherche de
personne'
nº de votre
groupement
o
n
m
n° du groupement à appeler
• Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement :
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
4.9
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :
o
n
m
touche
nº de votre
groupement
libre
RéponsForc
OK
programmée
'sortie de
groupement'
votre
correspondant ne
répond pas
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses
appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
15
L’Esprit d’Entreprise
4
• Les 27 messages sont les suivants :
1
2
RAPPELEZ
RAPPELEZ DEMAIN
RAPPELEZ A xx : xx (*)
RAPPELEZ LE xx xx xx (*)
RAPPELEZ LE STANDARD
APPELEZ SECRETAIRE
JE RAPPELLERAI A xx H xx (*)
JOIGNEZ PAR BIP
15 REUNION LE xx xx xx (*)
16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
17 ABSENT UN INSTANT
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
4.10
3
4
5
6
7
8
9
18 ABSENT POUR LA JOURNEE
19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
26 EN PAUSE DEJEUNER
EnvoyerTxt
OK
o
n
m
PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES
nº du poste
destinataire
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI
12 VISITEURS EN ATTENTE
• Message prédéfini
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL
14 REUNION A xx : xx (*)
27 MALADE
(*) Messages à compléter via le clavier numérique
OK
Alleràmsg
OK
OK
o
n
m
sélectionner le
message à
envoyer
entrer le n° du
message à
envoyer (01 à 27)
valider
votre choix
Envoyer une copie d’un message vocal
4.11
(01 à 27)
affichage du nombre de
nouveaux et d’anciens
messages
Voix
OK
o
n
m
Langue
OK
OK
mot de passe
changer la langue du message
• Message personnel
envoyer le
message
Consulter
OK
Envoicopie
OK
choisir le
message à
Créer
OK
copier par
appuis successifs
créer un message
personnel temporaire*
envoyer le
message
* créer un message personnel temporaire :
#
Enregistrer
OK
o
n
m
def
Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que
vous pouvez afficher par appuis successifs.
mno
nº du poste
destinataire
envoyer le
message
enregistrer un commentaire*
jkl
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Ajouter
OK
Envoicopie
OK
ajouter un destinataire
envoyer le message
Effacer le dernier caractère tapé.
saisir un chiffre (touches 0 à 9).
def
mno
#
jkl
16
L’Esprit d’Entreprise
4
• * Pour enregistrer un commentaire :
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes
4.13
Enregistrer
OK
enregistrement
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
démarrer l’enregistrement du
commentaire
enregistrement en
cours
parlez, vous disposez de 20
o
n
m
secondes
#
Ecouter
OK
nº du groupe
de diffusion
fin de l’enregistrement
réécouter le commentaire
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.
Enregistrer
OK
OK
OK
réenregistrer un commentaire
envoyer le message
Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique
4.14
Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion
4.12
Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d’accueil de nuit ou de jour du
standard automatique.
Voix
OK
Envoyermsg
OK
o
n
m
o
o
o
n
n
n
m
m
m
mot de passe
numéro d’appel de
la messagerie
vocale
numéro de votre
boîte vocale
mot de passe
Ajouter
OK
o
n
m
nº du poste
destinataire
autres destinataires si nécessaire
suivre les instructions du
guide vocal
9
5
accéder au
menu 'options
personnelles'
accéder au menu
'personnalisation des
messages d’accueil'
Enregistrer
OK
enregistrement
démarrer l’enregistrement du
message
enregistrement en
cours
Stop
OK
Ecouter
OK
fin de
l’enregistrement;
réécouter le message
Enregistrer
OK
OK
réenregistrer un message
valider
17
Rester en contact
5
Other
Choix des appels à renvoyer
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
5.1
5.3
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ...
l’acceptation du renvoi
s’affiche
Renvoi
OK
Immédiat»MV
OK
le type d’appel renvoyé
Renvoi
OK
Ext/Int
OK
s’affiche
sélectionner la fonction
'Renvoi'
sélectionner la fonction
selectionner le type d'appel
Ext/Int
'Renvoi'
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
5.4
si le type d'appel renvoyé ne
convient pas
Toutappel
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
tous les appels
affichage du nombre de nouveaux et
d’anciens messages
Voix
OK
o
n
m
le nouveau type d’appel
renvoyé s’affiche
Internes
Externes
OK
mot de passe
appels internes ou externes
valider
affichage du nom de l’émetteur, de la date,
de l’heure et du rang du message
Consulter
OK
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)
5.2
sélectionner le
message de votre
choix
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un
poste interne (opératrice, etc.).
Renvoi
OK
Immédiat
OK
o
Ecouter
OK
Effacer
OK
n
m
sélectionner la fonction
nº du
écouter le message
effacer le message
'Renvoi'
destinataire
Appeler
OK
Envoicopie
OK
l’acceptation du renvoi
s’affiche
OK
rappeler l’auteur du
message
envoyer une copie de
message
sélectionner le n°
de votre choix
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous
joindre.
18
Rester en contact
5
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de
personne
Activer/désactiver l’assistant personnel
5.7
5.5
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :
Affichage de l’état de
l’assistant personnel
Réglages
OK
Assistant
OK
Renvoi
OK
Surbip
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
ON/OFF
OK
Activer
OK
Désactiver
OK
l’acceptation du renvoi
s’affiche
touche programmée
'renvoi sur la
recherche de
personne'
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre
5.6
Réglages
OK
Assistant
OK
Menu
OK
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
5.8
choisir le type de renvoi
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
N°Interne
OK
N°externe
OK
Renvoi
OK
Suivez-moi
OK
o
n
m
saisir le nº d’un collègue ou
de votre assistante ou
autre
saisir un numéro externe
sélectionner la fonction
nº de votre poste
'Renvoi'
N°mobile
OK
Opérateur
OK
l’acceptation du renvoi
s’affiche
no
m
saisir le nº de votre
téléphone mobile ou de
votre DECT
activer / désactiver le
transfert vers le standard
touche programmée
'faire suivre ses
appels'
nº de votre poste
19
Rester en contact
5
Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur
occupation)
Effectuer un renvoi sélectif
5.12
5.9
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant :
Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne.
l’acceptation du renvoi s’affiche
Renvoi
OK
Sioccupé
OK
o
n
m
touche programmée
'renvoi sélectif'
sélectionner la fonction
nº destinataire
du renvoi
'Renvoi'
Renvoyer les appels de votre groupement
5.10
l’acceptation du renvoi s’affiche
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne :
l’acceptation du renvoi s’affiche
Ne pas être dérangé
o
n
5.13
m
touche programmée
'Renvoi des appels
de groupement'
nº du destinataire
du renvoi
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
l’acceptation du renvoi
s’affiche
Renvoi
OK
Pasdéranger
OK
Annuler tous les renvois
5.11
Sélectionner la fonction
'Renvoi'
Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à
vous joindre.
Renvoi
OK
Annulrenvoi
OK
appuyer sur la
sélectionner la fonction
touche de fonction
'renvoi d'appel'
'Renvoi'
Laisser un message d’absence à vos appelants internes
5.14
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.
Renvoi
OK
Texte
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
20
Rester en contact
5
• Message prédéfini :
Consulter les messages écrits laissés en votre absence
5.15
OK
Alleràmsg
OK
OK
o
n
m
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
sélectionner le
message à
envoyer (01 à 27)
entrer le n° du
message à envoyer votre choix
valider
nombre de
Texte
(01 à 27)
OK
messages reçus
Langue
OK
OK
affichage du nom de
l’émetteur, de la date, de
l’heure et du rang du
message
changer la langue du message
• Message personnel :
envoyer le
message
Pendant l’affichage des informations :
Créer
OK
OK
Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface
automatiquement après l’appel).
OK
créer un message
personnel temporaire*
envoyer le
message
Message suivant.
*créer un message personnel temporaire :
def
Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des
lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs.
mno
jkl
Message précédent.
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes : (
)
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le message.
Effacer
Effacer le dernier caractère tapé.
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
Rappeler l’auteur du message.
Appeler
def
mno
#
jkl
Envoyer un message écrit à un correspondant interne.
Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire.
Quitter la consultation.
Envoyermsg
Versrepert
• Les 27 messages sont les suivants :
1
2
3
4
5
6
7
8
9
RAPPELEZ
15 REUNION LE xx xx xx (*)
16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
17 ABSENT UN INSTANT
RAPPELEZ DEMAIN
RAPPELEZ A xx : xx (*)
RAPPELEZ LE xx xx xx (*)
RAPPELEZ LE STANDARD
APPELEZ SECRETAIRE
JE RAPPELLERAI A xx H xx (*)
JOIGNEZ PAR BIP
18 ABSENT POUR LA JOURNEE
19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
26 EN PAUSE DEJEUNER;
PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI
12 VISITEURS EN ATTENTE
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL
14 REUNION A xx : xx (*)
27 MALADE
(*) Messages à compléter via le clavier numérique
21
Rester en contact
5
Notification des messages
5.16
Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon
à recevoir une notification de message sur un autre poste.
Réglages
OK
Notification
OK
• Activer/désactiver la notification des messages :
ON/OFF
OK
Activer
Désactiver
OK
• Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification :
Numéro
OK
OK
no
m
entrer le numéro
valider
• Modifier la plage horaire :
il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active.
Horaires
OK
OK
no
m
modifier les
horaires
valider
22
Gérer vos coûts
6
Other
• Lorsque le correspondant interne, ayant pris l'appel, raccroche, vous êtes rappelé et vous
pouvez :
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes
clients
6.1
1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de
taxes...).
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.
nom de l’usager interne et coût de
OK
OK
la communication
o
o
n
n
m
m
2. Imprimer un ticket de taxation.
3. Terminer la consultation.
touche
programmée
'code affaire'
entrer le numéro
du destinataire
mot de passe de ce
poste interne
entrer le numéro
du correspondant
Imprimer
OK
OK
OK
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
communication”
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager
interne depuis votre poste
6.2
votre correspondant est
mis en attente
conv.
touche programmée
'Rappel de
taxation'
Transfert
OK
o
n
m
nº externe
demandé
transfert de l’appel à votre
correspondant en attente
23
Votre poste s’ajuste à vos
besoins
7
Modifier votre mot de passe
7.3
Other
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.
Initialiser votre messagerie vocale
7.1
Réglages
OK
Options
OK
Motdepasse
OK
entrer votre mot de passe puis
enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
le voyant lumineux
clignote
def
OK
jkl
jkl
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller
votre téléphone.
ancien
code
(4 chiffres)
nouveau code l’afficheur vous demande
(4 chiffres)
de confirmer le nouveau
code
Personnaliser votre accueil vocal
7.2
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle
Configurer votre sonnerie
7.4
Réglages
OK
Boîtevocale
OK
Messagepers
OK
Réglages
OK
Poste
OK
Sonnerie
OK
enregistrement
enregistrement en
cours
T
Choisir la mélodie :
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes : (
)
Mélodie
OK
OK
Pour arrêter l’enregistrement.
Stop
sélectionner la mélodie de
votre choix (16 mélodies)
valider votre choix
Pour interrompre momentanément l'enregistrement.
Pour enregistrer à nouveau le message.
Pause
T
Régler le volume de la sonnerie :
Enregistrer
Volume
OK
OK
sélectionner le volume de
votre choix (12 niveaux)
valider votre choix
24
Votre poste s’ajuste à vos besoins
7
T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :
Choisir la langue
7.6
Progressive
OK
Activer
Désactiver
OK
pour désactiver
pour activer
valider votre choix
Réglages
OK
Options
OK
T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète :
Bips
OK
Activer
Désactiver
OK
Langue
OK
OK
pour désactiver
pour activer
valider votre choix
sélectionner la langue de valider votre choix
votre choix
T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel :
Appeler par le répertoire personnel
7.7
appel
votre poste sonne
régler le volume de la sonnerie
OK
OK
OK
o
n
no
m
m
Régler le contraste de votre écran
7.5
appui court
Saisir le nom*
saisir le numéro
* Saisir le nom :
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs.
def
mno
jkl
Réglages
OK
Poste
OK
Contraste
OK
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
OK
Effacer le dernier caractère tapé.
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
régler le contraste de votre valider votre choix
écran
def
mno
#
jkl
Programmer les touches d’appel direct
7.8
o
n
m
une touche d’appel
saisir le numéro
direct à programmer
25
Votre poste s’ajuste à vos besoins
7
Programmer un rappel de rendez-vous
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
7.9
7.11
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la
même heure).
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :
Poste au repos, vous entendez la
OK
musique
Rendez-vous
OK
Temporaire
Permanent
OK
OK
(appui long)
sélectionner le type de rendez-vous
(temporaire ou permanent)
valider l'heure
de rendez-vous
même touche pour annuler
(Appui long)
• A l’heure programmée votre poste sonne :
OK
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès
que vous avez raccroché.
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième
rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le
renvoi.
Verrouiller / Déverrouiller votre poste
7.12
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous :
votre poste est
verrouillé/déverrouillé
Verrou
OK
o
n
m
Rendez-vous
OK
Temporaire
Permanent
OK
entrer votre mot de passe
sélectionner le type de rendez-vous
(temporaire ou permanent)
Activer/désactiver le mode 'casque forcé'
7.13
Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;.
Effacer
OK
OK
effacer l’heure du rendez-vous
Réglages
OK
Poste
OK
Casqueforcé
OK
Connaître le numéro de votre téléphone
7.10
Activer
Désactiver
OK
Quisuis-je
OK
activer/désactiver le mode 'casque forcé'
double appui
26
ACD : Poste agent;
8
Other
Poste agent
Changer l'état d’exploitation du poste
8.1
8.4
Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs
compétences.
Les codes de changement d’état d’exploitation sont définis lors de la configuration du système, consulter l'administrateur du
système pour connaître ces codes.
Etats
Codes
en service
en retrait
Ouvrir une session agent (login)
8.2
entrer le code
d’exploitation à activer
en travail
complémentaire
en absence
momentanée
OK
OK
o
o
n
n
m
m
Une alarme de type 'buzzer' retentit : activation refusée,
le poste n'est probablement pas pris en compte par le
centre d'appels, contacter votre administrateur
Une mélodie retentit : activation acceptée,
le changement d'état est effectué
entrer le code de sélectionnerl’agentet
la fonction 'Login' valider
suivant les instructions
affichées à l’écran,
entrer votre mot de
passe ou valider
affichage de l’écran d’accueil
de l’application ACD
• Écran d’accueil de l’application ACD
nom du
poste agent
état des files
d’attente
[01]
[A2]
Les quatre états d’exploitation du poste agent
8.3
La disponibilité d'un agent est liée à son état d'exploitation (au nombre de 4), qu'il peut changer à tout moment. Ces états sont :
En service, l'agent est prêt à recevoir des appels.
En retrait, l'agent s’est retiré de l’application ACD.
En travail complémentaire, l’agent ne reçoit plus d’appels, le temps d’effectuer une tâche liée à un appel.
En absence momentanée, l'agent est en pause et ne reçoit pas d'appels.
•
•
•
•
27
Garantie et clauses
howtoc
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces
Déclaration de conformité
et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
Pays CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel 4008, 4018
et 4019 sont conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement
Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut
être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette
garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans
ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de
détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition
à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de
réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
Informations relatives à l'environnement
Ce symbole signifie qu'en fin de vie, ce produit doit faire l'objet d'une collecte et
d'un traitement séparés dans les pays membres de l'Union Européenne, ainsi
qu'en Norvège et en Suisse. En éliminant correctement ce produit, vous
contribuerez à la conservation des ressources naturelles et à la prévention
d'éventuels effets négatifs sur l'environnement et la santé humaine, pouvant résulter de la
manipulation inappropriée des déchets de ce produit. Pour obtenir des informations
complémentaires sur la récupération et le recyclage de ce produit, veuillez contacter le
fournisseur qui vous l'a vendu.
Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois,
pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
L'écouteur et la zone du microphone du combiné peuvent attirer des objets métalliques
pouvant être dangereux pour l'oreille.
Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines
fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une
clé logicielle.
Conditions de fonctionnement
Plage de températures de fonctionnement : -5°C /45°C
Protection contre les chocs acoustiques
Le niveau acoustique du signal généré par l'écouteur du combiné est inférieur à 130 dBspl
pour un signal transitoire (123 dBspl pour l'Australie) et à 118 dBspl (rms) pour un signal
continu (120 dBA pour l'Austalie)
Directive 2003/10/EC spécifiant les risques liés au bruit au travail
La sonnerie contribue au bruit global journalier ;au réglage maximal, le niveau est de 105 dBA
à 60 cm du terminal.
Pour réduire le niveau, il est conseillé de :
- diminuer le réglage (9 pas de 5 dB)
- programmer une sonnerie progressive
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans
préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2006.
Tous droits réservés.
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